V březnu roku 2010 se naše společnost Aperta, s.r.o. přihlásila do veřejné zakázky, kterou vyhlásil Liberecký kraj na dodavatele vzdělávání v projektu PIKE KÚLK. Veřejnou zakázku jsme vyhráli a tím začala velmi úzká spolupráce především s realizačním týmem projektu. Liberecký kraj vyhlásil tuto veřejnou zakázku v rámci svého projektu „Posilování institucionální kapacity a efektivnosti Krajského úřadu Libereckého kraje“, reg. číslo CZ.1.04/4.1.00/42.0006, který je spolufinancován z Evropské unie (EU), z prostředků Evropského sociálního fondu (ESF) prostřednictvím Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost. Vedle této veřejné zakázky na dodavatele vzdělávání vyhlásil Kraj ještě veřejnou zakázku na dodavatele poradenství a v ní zvítězila společnost Centire Czech, s.r.o. Projekt má tedy dva dodavatele. Vzájemně musíme spolupracovat, protože na naše vzdělávací aktivity významně podporují poradenskou společnost, která spolu se zástupci Kraje vytváří konkrétní výstupy a my zase na základě výstupů připravujeme informační vzdělávací dny pro všechny zaměstnance úřadu, aby získávali průběžné informace o konkrétních vytvořených výstupech a změnách.

V tomto je projekt určitě velmi inovativní a určitě tento komfort umožnila podpora z ESF. To, že můžeme seznámit vždy vybrané zaměstnance úřadu s daným tématem (dosud především téma procesní řízení a modelování procesů), je velkým vkladem know-how, jak pracovat v poradenské části projektu. Znalosti tak zůstávají na úřadě, což při běžný procesních auditech není běžné.

V čem tkví dosavadní úspěch projektu?

Naše společnost Aperta, s.r.o. v poslední době pracuje jako dodavatel v mnoha projektech nejen pro veřejnou správu, ale především pro komerční sféru. Proto můžeme porovnat realizaci cca 25 projektů podpořených z ESF a dokonce stejného operačního programu. Jako velmi důležitý moment v projektu PIKE KÚLK vnímáme to, že manažerem a koordinátorem projektu se nestali zaměstnanci úřadu, kteří toto dostali jako přívažek ke své stávající pozici. Kraj si na tyto dvě pozice vyčlenil dvě zaměstnankyně, které realizaci projektu velmi důrazně prosazují dovnitř i vně úřadu. Díky tomu se projekt postupně nevytrácí, ale naopak je neustále propagován, zaměstnanci dostávají nové zprávy o dokončených výstupech či připravovaných akcích.

Naše společnost v rámci své dodavatelské role dostala za úkol vést i projektový (realizační) tým, který se skládá z 20 zástupců úřadu (vedoucí odborů, oddělení, manažerka a koordinátorka projektu). Při úvodním setkání v květnu 2010 jsme kladli důraz na zajímavou publicitu projektu dovnitř úřadu, která může mít i lehkou nadsázku, protože jsme s tímto měli již pozitivní zkušenost z jiného projektu ve veřejné správě. Po té realizační tým odstartoval skutečně zajímavou a odlehčenou informační kampaň o tom, že projekt začíná, ale i ke každému školení připravili speciální plakáty. Tuto grafickou formu drželi také při seznamování zaměstnanců úřadu s novou vizí a průběžně připravují informační smyčky v PowerPointu. Toto je velmi důležitá součást každého projektu, jinak se postupně na to, že „se realizuje“ nějaký projekt, postupně zapomíná a většinou ho pak dotahují pouze ti, kteří musí psát monitorovací zprávy, aby se nakonec vůbec projekt dotáhl do konce.

Naše práce s tímto projektovým týmem spočívá v setkání jednou za půl roku. Některá jsou jednodenní, ale nejvíce práce a velký posun v přemýšlení o projektu se nám podařilo udělat na dvoudenním výjezdním setkání tohoto týmu. Tato setkání jsou prokládána teoretickými vstupy, které seznamují se základy projektového řízení a na základě této teorie tým vytváří či definuje potřebné výstupy. Za důležité považujeme to, že z celého setkání vždy vznikne zápis, ve kterém jsou uvedeny i všechny úkoly pro konkrétní členy týmu s danými termíny realizace. S projektovým týmem jsme vytvořili seznam konkrétních rizik i s návrhy na opatření, jak jim předcházet. Dále jsme připravili kritéria vyhodnocení úspěšnosti projektu a způsob jejich měření. S tímto týmem také formulujeme požadavky na další vzdělávání a poradenské akce, aby byly co nejvíce praktické a využitelné pro samotný úřad.

Jako další bod v rámci úspěšnosti projektu považujeme i to, že při prezentaci již konkrétních výstupů při vzdělávacích akcích nevystupují pouze naši lektoři, ale vzdělávací den je připraven ve spolupráci se zástupci projektového týmu, kteří například sami prezentovali postup vytváření vize úřadu. Toto je důležité z hlediska lepšího přijetí všemi zaměstnanci úřadu. Vizi vytvářeli sami vybraní zástupci úřadu s podporou poradenské společnosti, proto ji musí i kolegům představit.

Projektový tým nastavuje dílčí cíle v jednotlivých částech projektu. Snaží se o rozumnou míru a budoucí využitelnost, např. definoval 4 pilotní procesy, které byly mapovány. Byly to takové procesy, které měly potenciál ke zlepšení, kde byla vysoká pravděpodobnost efektu na konci. Dalším příkladem je chystaný workshop, který pojmenuje jasné zadání pro e-learning (v rámci projektu vzniknou 3 e-learningové kurzy podporující školená témata). Toto jsou důležité momenty, díky kterým zůstává projekt v rukou projektového týmu.

Dalším důvodem úspěchu je i to, že účastníci do pokročilejších kursů byli rekrutováni na základě dobrovolnosti. Zájem o tuto užší spolupráci na projektu byl mezi zaměstnanci zjišťován po prvním plošném semináři, který byl pro všechny úvodním vstupem do projektu. Úspěch tohoto úvodního semináře byl dán i tím, že jsme zvolili „lehčí“ témata a nekomplikovali první setkání nepřístupnou teorií. První seminář byl postaven na 3 hlavních pilířích – týmové práci, firemní kultuře v úřadu a image úřadu na veřejnosti.

Závěr

I když v tomto projektu PIKE KÚLK zatím ještě nedošlo na téma projektové řízení (zahájeno bude až na podzim 2011), již nyní můžeme říci z pohledu dodavatele, že projekt je skutečně řízen dle principů projektového řízení. U poradensko-vzdělávacího projektu toto není obvyklé. Naše společnost Aperta, s.r.o. má tak spíše roli provázející, hlavní váha rozhodování a odpovědnosti je na projektovém týmu.

Mgr. Věra Růžičková a Mgr. Zdeněk Novotný
Aperta, s.r.o.